Salesforce Industries CPQ biedt verschillende voordelen ten opzichte van concurrerende CPQ-oplossingen, zoals een scherpe focus op specifieke verticals. Yannick van Eldik merkt dat er in de praktijk uiteenlopende beweegredenen zijn om voor Salesforce Industries CPQ te kiezen.
Benieuwd hoe lang een CPQ Implementatie duurt? Lees dan onze blog: ‘Hoe lang duurt een CPQ implementatie?’ of ‘Troubleshooting product visibility in CPQ Cart’. Voor meer informatie.
Wat is kenmerkend voor Salesforce Industries CPQ?
“Salesforce Industries richt zich op specifieke verticals: Communicatie, Media & Entertainment, Energie & Utilities, Verzekeringen, Gezondheidszorg en Overheid. Je weet hiermee dus zeker dat de processen aansluiten op de markt waarin je actief bent. Die scherpe focus vormt een groot voordeel ten opzichte van een oplossing die CPQ over de gehele breedte aanbiedt. Voor de verschillende ‘verticals’ bestaan packages: deze geven je als organisatie een vlotte start en zorgen ervoor dat je sneller op de juiste manier kunt werken. Een ander belangrijk kenmerk is het feit dat Salesforce Industries is ontwikkeld op het Salesforce-platform en hierop naadloos inhaakt. Je hebt daarmee dus geen aparte koppelingen nodig.”
Over de aansluiting met Salesforce gesproken: hoe ziet het samenspel er tussen Salesforce en Salesforce Industries CPQ uit?
“Allereerst zien we de aansluiting op technisch vlak: Salesforce Industries CPQ is gebouwd op het Salesforce-fundament. Dat zorgt in de kern al voor een nauwe integratie met het Salesforce-platform. Behalve de technologische integratie is er ook sprake van een logische volgorde binnen het volledige proces. Je gebruikt Salesforce voor ondersteuning in het verkooptraject, onder meer bij het beheer van contactpersonen, opportunities en de status van belangrijke deals. Bovendien helpt Salesforce bij salesautomatisering en het beheer van de pipeline. Salesforce Industries breidt deze functionaliteiten verder uit, waaronder opportunities. Bovendien zorgt Salesforce Industries CPQ dat je snel de offertes kunt uitbrengen, beheren en dit proces stroomlijnt. De onderdelen werken dus naadloos met elkaar samen en dat zorgt voor alle functionaliteiten die je binnen het proces nodig hebt.”
Toekomst
“Ik verwacht zelf dat de integratie ook op functioneel niveau de komende jaren nog verder wordt versterkt.”
Wat kunnen we in de toekomst verder verwachten?
“Salesforce Industries CPQ vormt een onderdeel van de Salesforce-organisatie. Dat geeft je als gebruiker de mogelijkheid om ook alle randzaken van Salesforce in te zetten. Denk hierbij aan brede ondersteuningsmogelijkheden en een breed netwerk van partners. Salesforce zal in de toekomst meer inzetten op industrie specifieke kennis en technieken. Ik verwacht zelf dat de integratie ook op functioneel niveau de komende jaren nog verder wordt versterkt. Je krijgt daarmee als gebruiker de beschikking over kant-en-klare connecties en kunt snel gebruik maken van andere tools en modules, zoals verbindingen met Slack (dat onderdeel vormt van Salesforce) en SAP. Dat zorgt voor een grote flexibiliteit en gemak.”
Hoe kun je optimaal met een Salesforce Industries CPQ-traject aan de slag gaan?
“Je kunt op verschillende manieren met een Salesforce Industries CPQ-traject van start. Salesforce zelf voert verschillende CPQ-trajecten in eigen beheer uit en je kunt het project met een Salesforce Industries-partner uitvoeren. Een dergelijke partij heeft alle relevante kennis in huis om de CPQ-oplossing te laten aansluiten op de bedrijfsprocessen. Ga bij de keuze voor een geschikte partner echter niet over één nacht ijs (zie ook dit artikel). Ga je een gesprek aan over de gewenste licentiestructuur, bedenk dan goed dat het gaat om een investering voor meerdere jaren. Zorg dat je een complete inventarisatie hebt gemaakt van de benodigdheden, zodat je samen met de accountmanager een vorm vindt die past bij de organisatie.”
De implementatie is afgerond en Salesforce Industries CPQ heeft zijn plek in de organisatie gevonden. In hoeverre kun je vervolgens zelf aanpassingen in Salesforce Industries CPQ verrichten?
“Op dat vlak bestaan er genoeg mogelijkheden: het gaat om het vinden van de juiste balans. Een belangrijk uitgangspunt is om de organisatie in staat te stellen om zoveel mogelijk zelfstandig te werken. Bij meer ingrijpende zaken – zoals het toevoegen of aanpassen van complexe productcombinaties – kan het verstandig zijn om een specialist in te zetten. Het is daarvoor van belang dat je continu een goed beeld hebt van de ‘capabilities’ binnen de eigen organisatie, zodat je ook ziet voor welke gebieden externe expertise nodig is. We werken hiervoor met een CaseNine-kaart: een kaart die de architectuur toont. Vervolgens strepen we gezamenlijk weg welke onderdelen niet relevant zijn voor de organisatie. Het resultaat: een duidelijk beeld van de actuele status. Hierna kunnen we de skills van de organisatie plotten op de vereiste architectuur en wordt duidelijk wat er intern en extern komt te liggen. Bovendien geeft de kaart een duidelijk overzicht van de afhankelijkheden van de componenten.”
Meer weten over de voordelen die een CPQ-oplossing in de praktijk biedt? Lees hier meer achtergrondinformatie .
In gesprek met: Joris Bruijn, DevOps Manager bij CaseNine
CaseNine maakt gebruik van een Shared DevOps structuur. Wat houdt deze opzet in en welke voordelen biedt het je als klant? Joris Bruijn, Lead Developer binnen het DevOps team van CaseNine, legt het kort en krachtig uit.
Wat zijn de belangrijkste kenmerken van Shared DevOps?
“Waar je als klant voorheen bijvoorbeeld één vaste developer kreeg toegewezen voor een ontwikkeltraject, krijg je in een Shared DevOps opzet bijvoorbeeld een pool van 5 developers, waartussen kan worden afgewisseld. Feitelijk heb je hiermee dus de beschikking over 5 FTE-ontwikkelaars. Hierbinnen is er de flexibiliteit om te switchen van developer. Bovendien kan een projectteam dynamisch uren inschatten en bijsturen: ook dit geeft extra flexibiliteit tijdens het ontwikkeltraject. ”
Welke voordelen biedt dit?
“Schaalbaarheid is een belangrijk voordeel: je kunt relatief eenvoudig groeien als het project hierom vraagt. Andersom kan ook: in rustige tijden kun je terugschalen. Uiteraard heb je per developer een inwerkperiode nodig: daarin verschilt Shared DevOps niet van een traditionele opzet. Onderscheidend is wel dat we bij CaseNine de benodigde inwerkperiode voor onze rekening nemen. Je hoeft je als klant dus geen zorgen te maken over de onboarding. Als klant profiteer je bij Shared DevOps bovendien van continuïteit tijdens het ontwikkeltraject én heb je meer kennis tot je beschikking: de kennispool is groter. Voor de continuïteit zorgen we er onder meer voor dat er altijd een vaste developer op de hoogte is van de algehele projectstatus: wat speelt er bij de klant en aan welke stories wordt momenteel gewerkt. We laten vaak ook een collega op de achtergrond meedraaien: ook weer in het kader van continuïteit.”
Wat merken developers van deze opzet?
“Voor ontwikkelaars biedt Shared DevOps veel meer afwisseling. Je kunt immers aan verschillende projecten werken. Je werkt in een dynamisch team, dat goed op elkaar is ingespeeld en elkaar goed helpt. Bovendien is er een grote mate van transparantie: zo’n open structuur is natuurlijk van belang om Shared DevOps optimaal te laten functioneren. Ieder teamlid heeft een eigen verantwoordelijkheid. Bij CaseNine bestaat het ontwikkelteam uit een combinatie van junior, medior en senior developers. Dat zorgt voor een omgeving waarin je jezelf kunt ontwikkelen en van anderen kunt leren. Bovendien volgt elke developer een Salesforce-training, zodat iedereen beschikt over diepgaande en actuele kennis.”
Salesforce Sales Cloud is al lange tijd hét CRM Systeem voor verkoop teams die op zoek zijn naar gebruiksvriendelijke, aanpasbare CRM-software. Salesforce Sales Cloud biedt echter niet veel op het gebied van Quote-to-Cash (QTC) automatisering. Daarvoor heb je Salesforce Configure-Price-Quote (CPQ.) nodig.
Wat is Salesforce CPQ?
Je bedrijf begint te groeien en je topverkopers verkopen fantastisch. Ze hebben veel leads gegenereerd bij een evenement en sommige zijn al zelfs aan het converteren.
Maar wat nu?
De volgende logische stap is een offerte maken, maar het maken van offertes kan tijdrovend zijn. Studies tonen aan dat verkopers van vandaag slechts 34% van hun tijd daadwerkelijk aan verkopen besteden. De rest is heel veel administratief werk: offreren, gegevens invoeren en afsluiten. Dit houd je verkopers weg bij de klanten waardoor zij jaarlijkse sales doelstellingen vaak niet kunnen bereiken.
Het gevolg hiervan is dat sales managers op zoek gaan naar IT-oplossingen om tijd te besparen. Hoe meer tijd ze kwijt zijn aan administratie, hoe minder tijd ze hebben om nieuwe leads te genereren.
Dit is waar CPQ-oplossingen van pas komen.
CPQ, of Configure, Price, Quote, is software die bedrijven helpt met het maken van accurate offertes. Het biedt een gestroomlijnd proces. Salesforce CPQ is een krachtige verkoop tool die verkoopteams helpt het hele proces te stroomlijnen. QTC-proces, van het genereren van voorstellen tot contractbeheer. Echter, Salesforce CPQ is niet voor iedereen geschikt en kan kostbaar zijn om aan te schaffen en te implementeren in een organisatie. Er zijn een paar situaties waarin een organisatie het misschien niet nodig heeft of kan rechtvaardigen.
Waarom je Salesforce CPQ misschien niet nodig hebt?
Je bedrijf biedt slechts enkele standaardproducten aan
CPQ is het beste voor bedrijven met honderden en duizenden producten en diensten. Als je maar een paar producten in je catalogus heb, dan heb je echt geen CPQ-oplossing nodig. Het genereren van offertes voor een paar standaard artikelen gaat over het algemeen vrij snel.
Producten hebben geen configuratie nodig
Het staat precies in de naam. Configureer-Prijs-Quote. Als een bedrijf het eenvoudig houdt, biedt CPQ geen toegevoegde waarde en is het lastig om de kosten te rechtvaardigen. CPQ-technologie blinkt uit bij ingewikkelde configuraties en prijsstructuren, zoals het selecteren van opties voor een auto of computer. Generatoren verkopen met veel verschillende brandstof- en vermogensopties? Daar is CPQ perfect voor. Maar als je bijvoorbeeld maar één standaard generator verkoopt en de klant alleen hoeft te kiezen tussen een zwart of gele frame kleur? Dan heb je CPQ waarschijnlijk niet nodig.
Je hoeft niet snel offertes te maken
Stel je bent werkzaam in een branche waarbij het verkoop team niet snel offertes hoeft te maken. Dan heb geen CPQ oplossing nodig. Salesforce CPQ helpt bij het genereren van offertes uit een groot aantal opties in een een fractie van de tijd die een mens kan met minder fouten.
Budget is krap
CPQ-technologie kan veel tijd en geld besparen, maar het kost ook geld om te licentiëren en te implementeren. Er is geen gegarandeerde ROI door alleen Salesforce CPQ te integreren. Als je budget het niet toelaat om de maandelijkse/jaarlijkse servicekosten comfortabel te betalen, wilt je misschien een andere richting inslaan. Hoewel het inhuren van een bedrijf als CaseNine om een CPQ-oplossing te creëren je bedrijf op de lange termijn veel kopzorgen en geld kan besparen, gaat het van tevoren toch tijd en effort kosten om aan de slag te gaan.
Je houdt van een hands-on aanpak
Salesforce CPQ automatiseert zoveel onderdelen van het offerteproces zoals jij het implementeert. Als kleinere organisaties echt alle controle zelf in handen wilt houden, verifiëren, dubbel controleren, en vervolgens opnieuw verifiëren voordat de offerte verzonden wordt, dan is een CPQ-oplossing misschien niet een juiste match. Efficiëntie en nauwkeurigheid zijn de geheime bijnamen van CPQ-software.
Je gebruikt Salesforce Sales Cloud nog niet
Hoewel dit misschien voor de hand liggend lijkt maar als je als bedrijf nog geen Salesforce CRM gebruikt, dan moet je dit eerst aanschaffen om CPQ zo goed mogelijk te laten draaien Een goede overweging is om naar Salesforce Industries te kijken. Deze producten bieden Salesforce CRM en CPQ in één oplossing voor specifieke industrieën.
Meerdere branches onder één dak
Industries CPQ heeft strakke verticale industrieën die het opzetten wat eenvoudiger maakt. Als je organisatie echter een breed scala aan sectoren bedient, zoals gezondheidszorg en energie, dan is Industries CPQ niet de juiste software oplossing.
Je houdt niet verandering
Wanneer Salesforce CPQ geïntegreerd wordt in een sales process, moeten een organisatie bereidt zijn om enkele interne processen te veranderen. Als bijvoorbeeld Bert van de verkoopafdeling al achttien jaar hetzelfde systeem gebruikt, krijg je misschien tegenslag als je hem vertelt dat het tijd is voor een update. CPQ-oplossingen zijn er om offerte processen efficiënter en nauwkeuriger te maken. Vaak betekent dat een bedrijf zijn huidige methoden en processen moet herzien en veranderen die in de loop van de tijd zijn geïmplementeerd.
Niet voor iedereen
Of je nu wel of niet moet investeren in Salesforce CPQ voor je bedrijf is een belangrijke beslissing. Het gaat je vooraf en voortdurend geld kosten om de software te licentiëren. Het opzetten van de software voor je organisatie en het omzetten in een oplossing voor verkoopteams kost ook geld. Vervolgens moet je je mensen trainen om het op de juiste manier te gebruiken en de ware kracht ervan te benutten. Als het correct wordt geïmplementeerd, kan het wel echt waardevol zijn en meerwaarde bieden voor organisaties. Zo zien wij bij klanten de conversies en verkopen omhoog gaan, evenals terugkerende klanten. Het vergt alleen een flinke investering om daar te komen.
Succes van een CPQ-implementatie
Verschillende elementen hebben invloed op het uiteindelijke succes van een CPQ-implementatie. In gesprek met Maudy van Eldik over de 10 veelvoorkomende valkuilen bij CPQ-trajecten. Goed nieuws: je kunt ze relatief eenvoudig voorkomen.
1. Geen duidelijke en meetbare CPQ-doelen en KPI’s opstellen
“Voorkom dat je als organisatie niet goed definieert wat je wilt bereiken met de CPQ-implementatie. Het gaat om het optimaliseren van je offerte- en verkoopprocessen door het verwijderen van ‘waste’. Zorg daarbij voor duidelijke en meetbare doelstellingen. Deze zijn afhankelijk van de organisatie. Voorbeelden van KPI’s zijn ‘het verhogen van het slagingspercentage bij verkoopkansen van 40% naar 50%’ of ‘het verkorten de doorlooptijd voor het uitbrengen van een offerte van een week naar 2 werkdagen’. Bijkomend voordeel van duidelijke en meetbare CPQ-doelen en KPI’s is de mogelijkheid om tijdig in het proces bij te sturen.”
2. Onvoldoende aandacht besteden aan de juiste voorbereiding
“Beschikbaarheid van stakeholders binnen het proces is vanaf het eerste moment van belang. Bij een CPQ-implementatie zijn verschillende rollen betrokken, zoals product owners, sales-collega’s, ontwikkelaars en IT-architecten. Ook zijn beheerders, integratie- en solution-architecten betrokken. De kennis van collega’s – bijvoorbeeld op het gebied van salesprocessen – moet terechtkomen in de systemen. Een goede voorbereiding heeft een grote impact op het succes van de CPQ-implementatie. Tot slot: vergeet ook niet om de toekomstige eindgebruikers vanaf het begin in het traject te betrekken. Zo zorg je voor de juiste betrokkenheid.”
“Een goede voorbereiding heeft een grote impact op het succes van de CPQ-implementatie.”
3. Niet goed omgaan met veranderingen en verwachtingen bij de CPQ-implementatie
“Zoals al kort aangekaart bij de vorige valkuil, wordt het succes van de CPQ-implementatie eveneens bepaald door betrokkenheid van de eindgebruikers. Je creëert draagvlak door die groep ook in een vroegtijdig stadium te betrekken. Streef er ook naar om een deel van het team te laten bestaan uit experts die ook na de implementatie verantwoordelijk zijn voor onderhoud en beheer van de CPQ-omgeving.”
4. Alles tegelijk willen doen
“Voorkom dat je bij een CPQ-implementatie alles tegelijk doet. Richt je op het gestroomlijnd laten lopen van één flow. Is die in orde, dan kun je uitbreiden. Een gefaseerde uitrol biedt je bovendien overzicht en voorkomt onnodige risico’s die optreden wanneer je ‘tijdens het vliegen de motor vervangt’.
5. Verwachten dat technologie alles oplost
“Bedenk je goed dat een CPQ-oplossing een gereedschapskist is, maar geen kant-en-klare oplossing. Elke organisatie kent een eigen omgeving en processen. Bovendien is er in de organisatie vaak nog legacy aanwezig. Het is van belang met deze variabelen rekening te houden. Een geslaagde CPQ-implementatie brengt alles samen en houdt rekening met de omgeving en systemen van de organisatie.”
“Een geslaagde CPQ-implementatie brengt alles samen en houdt rekening met de omgeving en systemen van de organisatie.”
6. Hetzelfde systeem opnieuw bouwen
“Verandering vraagt de nodige inspanning van alle betrokkenen. Het risico bestaat dat de organisatie uiteindelijk hetzelfde systeem bouwt, waarvan men in eerste instantie afscheid wilde nemen. Gelukkig kun je dat risico aanzienlijk verkleinen, door eerst het ideale scenario te schetsen op het gebied van de gewenste doelstelling. Bijvoorbeeld optimale flexibiliteit, omzetverhoging of verkorte doorlooptijd van een offerte. Laat je hierbij niet beperken door de huidige werkwijzen en neem de eindgebruiker als uitgangspunt.”
7. Ondoordachte keuze tussen standaardoplossingen en maatwerk in de CPQ-implementatie
“Het is belangrijk om te toetsen in hoeverre het bestaande landschap met processen kunnen worden vastgelegd in CPQ en of hiervoor maatwerk is benodigd. Om deze vraag te beantwoorden, zorg je eerst voor het juiste inzicht. Een ketenlandschapsplaat kan hierbij helpen. Dit hulpmiddel geef je inzicht in bestaande processen en landschappen. Bovendien zorgt de kaart voor een hoge mate van betrokkenheid: je produceert de KLP met het gehele team en krijgt zo gezamenlijk inzage in de keten van offerte- en ordertrajecten.”
8. Geen ruimte bieden voor POC’s en een MVP
“Uitgangspunt is om de organisatie snel te laten wennen aan de nieuwe manier van werken. Het beschikbaar maken van de eerste versie is daarvoor een vereiste. Met een Proof-of-Concept (POC) kun je toetsen of de ingeslagen richting correct is. POC’s kunnen zowel groot als klein zijn: ze geven een goed beeld en stellen je in staat tijdig bij te sturen. Met een Minimum Viable Product (MVP) zorg je voor een eerste concrete vorm van het product. Een MVP toont de rest van de organisatie waaraan gewerkt wordt en helpt bij het creëren van vertrouwen.”
9. Onvoldoende onderzoek naar de juiste leverancier
“Realiseer je goed dat een CPQ-traject in de meeste gevallen een bedrijfskritisch proces is. Dat werkt door in de keuze van de juiste leverancier. Kies voor een bewezen oplossing, achterhaal welke klanten reeds gebruik maken van de oplossing en vraag na bij met welke organisaties de leverancier ervaring heeft. Continuïteit speelt een belangrijke rol: het gaat immers om een investering voor de lange termijn. Zaken als jaaromzet, aantal medewerkers en groei zijn goede indicatoren.”
10. Te weinig aandacht voor de menselijke factor in de CPQ-implementatie
“Uiteindelijk maken de mensen het verschil in het succes en slagen van de CPQ-implementatie. Verzamel de juiste mensen om je heen, zowel binnen de organisatie als daarbuiten. Als het gaat om de leverancier: kies voor een partij die over de kennis beschikt op zowel wereldwijd als lokaal niveau. Zo zorg je voor een team waarop je daadwerkelijk kunt bouwen én vertrouwen.”
In gesprek met: Maudy van Eldik, oprichter en CEO CaseNine
Alle projecten die door CaseNine worden verzorgd, maken gebruik van de CaseNine Methode. Wat houdt die methode in en waarom hebben organisaties hier profijt van? Maudy van Eldik legt uit wat je mag verwachten. “Een project is pas geslaagd wanneer de eindgebruiker niet alleen enthousiast wordt, maar ook écht gebruik maakt van de oplossing.”
Sinds enkele jaren maken alle implementatieprojecten van CaseNine gebruik van de CaseNine Methode. Wat houdt de methode in?
“Bij alles wat we doen en maken, hanteren we een belangrijk uitgangspunt: we doen alles voor de eindgebruiker. Juist dat kenmerk is onderscheidend voor de manier waarop we werken. Vaak wordt – vooral in ontwikkelomgeving – voornamelijk gedacht vanuit technologie. Bij de CaseNine Methode denken we juist vanuit de eindgebruiker. Dat heeft verregaande implicaties: zowel onze methodiek als de cultuur is hierop gebaseerd. Zelf word ik ook nog steeds graag gezien als eindgebruiker. Een project is geslaagd wanneer de eindgebruiker enthousiast wordt én echt gebruik maakt van de oplossing.”
Hoe ziet de CaseNine Methode er tijdens een project uit?
“De Methode bestaat uit verschillende componenten die tijdens het traject worden ingezet. Bij een implementatietraject wordt gebruik gemaakt van een combinatie van praktische tips en trucs en software. Deze zijn ondergebracht in een bibliotheek. Voor de klant betekent dit onder andere dat een project sneller kan worden opgestart. Dat aspect zorgt voor gelukkige eindgebruikers. Het handmatige werk is immers al afgerond. Bij aanvang van een implementatietraject wordt de standaard CaseNine Methode gebruikt, maar passen we deze aan op basis van de klantsituatie.”
Wist je dat de methode is gebaseerd op 2 pijlers. Allereerst is er het uitgangspunt ‘Happy Employees, Happy Customers’. Daarnaast streeft de CaseNine Methode ernaar om de technische barrières binnen implementaties van CRM en CPQ weg te nemen.
Hoe is de CaseNine Methode ontstaan en hoe onderscheidend is deze?
“De Methode is op basis van eerdere projecten tot stand gekomen. Die aanpak zorgt voor een interessante dynamiek: bij elk project wordt de CaseNine Methode verder verfijnd en verbeterd. Dat proces is nu alweer zo’n drie tot vier jaar gaande. Wat betreft het onderscheidend vermogen: in de praktijk worden projecten voornamelijk gebaseerd op de implementatiemethodiek van Salesforce. De Methode onderscheidt zich dan ook voornamelijk op het gebied van de specifieke add-ons, waarvan je als organisatie direct profiteert.”
“De implementatie van CRM- en CPQ-oplossingen wordt steeds complexer.”
Waarom is die aanpak juist in deze tijden relevant?
“We kunnen er niet omheen: de implementatie van CRM- en CPQ-oplossingen wordt steeds complexer. Die constatering delen we ook met onderzoeksbureau Gartner. Met de CaseNine Methode spelen we juist op die ontwikkeling in. De resultaten komen in de praktijk goed tot uiting, bijvoorbeeld bij ENGIE Nederland. Lees het artikel hier.
Welke ontwikkelingen kunnen we verder verwachten?
“Momenteel zijn we bezig met het verder verbeteren en uitbreiden van de ‘best practices’ binnen de CaseNine Methode. Dit is een continu proces. Later dit jaar wordt het voor organisaties bovendien mogelijk om de library van de CaseNine Methode af te nemen. Implementatie Consultants en engineers kunnen hier dan direct van gebruik maken. Uiteraard voorzien we ook in de bijbehorende training.”
Neem de volgende stappen
Neem contact op met Maudy van Eldik voor meer informatie over de methode.
Ontdek alle ins en outs van de CaseNine Methode in deze video.
Kortere doorlooptijden, beter overzicht, vlotter inspelen op veranderende marktomstandigheden: er bestaan uiteenlopende redenen waarom organisaties steeds vaker het belang van een doordachte CPQ-implementatie inzien. In gesprek met Theodoor van Donge, die als Lead Software Engineer bij CaseNine de ontwikkelingen op de voet volgt. “Wat je ook doet, laat het proces altijd het startpunt vormen.”
Waarom is een doordachte CPQ implementatie juist in deze tijd van belang?
“CPQ gaat om het stroomlijnen van complexe offertetrajecten en het daarmee onder andere creëren van meer overzicht en het versterken van de concurrentiepositie van de organisatie. Dat is in 2022 belangrijker dan ooit, vooral als je een blik werpt op de huidige situatie bij veel organisaties. Het opstellen van offerten verloopt vaak nog handmatig. Zo wordt er bijvoorbeeld gebruik gemaakt van complexe – en daarmee foutgevoelige – Excel-bestanden om berekeningen in te maken. Ook zien we vaak dat offertes nog ‘handmatig’ worden opgemaakt in Word. Offertes worden vaak afgedrukt op papier of juist ingescand voor verdere verwerking. Dergelijke processen verlopen relatief langzaam. Die werkwijze, gecombineerd met de hoge snelheid waarmee veel markten zich ontwikkelen, is niet meer van deze tijd. Organisaties constateren dat zij zich dat niet meer kunnen veroorloven, en terecht.”
Welke trends en ontwikkelingen zie jij op het gebied van offerten?
“We zien dat veel markten in rap tempo veranderen. Een goed voorbeeld hiervan is de energiemarkt, een van de pijlers waarop wij ons met CaseNine richten. Deze markt – en veel vergelijkbare markten – wordt vooral de laatste jaren gekenmerkt door nieuwe en innovatieve productvormen, die elkaar snel opvolgen. Dat is ook niet zo vreemd: de concurrentie zit niet stil en marges staan voortdurend onder druk. In de energiemarkt zien wij bijvoorbeeld steeds vaker innovatieve productvormen waarbij de energie op uurbasis wordt afgerekend. Dergelijke ontwikkelingen stellen nieuwe eisen aan het offertetraject. Ook zien we een toegenomen behoefte aan flexibeler contractvormen, bijvoorbeeld met als doel de eindklant sneller van een passend voorstel te voorzien.”
In hoeverre ondersteunt een CPQ oplossing bij de veranderde eisen en marktomstandigheden?
“Juist die ontwikkelingen onderstrepen het belang van een CPQ oplossing. Er is immers behoefte aan een vermindering van de hoeveelheid handwerk binnen het proces. Ook is het belangrijk het risico op fouten te minimaliseren.”
Wist je dat?
Een ketenlandschapsplaat (KLP) fungeert als effectieve kapstok voor het opstellen van de product roadmap en het maken van een Minimum Viable Product (MVP). De KLP wordt opgesteld met het volledige team van collega’s die inzicht hebben in de procesketen.
Wat kunnen organisaties verwachten bij aanvang van een CPQ traject?
“Voorafgaand aan een CPQ implementatie vormt een analysefase het startpunt. In deze fase komen wij samen met de relevante stakeholders bij de klant en brengen we de huidige situatie in kaart. We kijken onder meer naar de producten en de structuur van het portfolio. Wordt er gebruik gemaakt van productbundels, welke eigenschappen hebben de producten en diensten? Maar ook: welke prijsmethodieken worden gehanteerd en hoe wordt de marge in de praktijk bepaald? Mijn advies hierin is om in deze fase alle relevante stakeholders binnen de organisatie te betrekken, zodat de kennis compleet is. Dat helpt later in het implementatieproces en zorgt ervoor dat het systeem goed aansluit op de bestaande systemen. Tegelijkertijd zorg je hiermee voor een hoge betrokkenheid van de medewerkers binnen de organisatie. Laat het proces daarbij altijd het startpunt vormen: op basis hiervan kun je de CPQ oplossing zo goed mogelijk afstemmen op de behoeften van de organisatie. Het geheim van een succesvolle CPQ oplossing bestaat uit een combinatie van een stabiele basis aangevuld met de nodige ‘customization’ die voor de specifieke organisatie van toepassing is. Elke omgeving is anders en kent in de praktijk vaak legacy-onderdelen waarmee je eenvoudigweg rekening moet houden. Door het proces als basis te nemen, zorg je voor overzicht en de nodige buy-in van de medewerkers.”
Overweeg je als organisatie een Salesforce Industries CPQ-traject te initiëren? Een gedegen, interne business case vormt een belangrijke component in de voorbereiding. Maudy van Eldik geeft waardevolle handreikingen om deze fase optimaal in te richten. “Het vooraf optimaliseren van de business processen vormt een goed fundament voor de uiteindelijke business case.”
Welke personen maken in een ideale situatie deel uit van het team dat zich met de business case bezighoudt?
“Een duidelijke rolverdeling helpt bij het opstellen van de business case. In de praktijk werkt het goed wanneer de organisatie een hoofdverantwoordelijke voor deze fase aanwijst. Vaak gaat het hier om dezelfde persoon die zich ook bezighoudt met het algehele offertetraject. Dit kan bijvoorbeeld de salesmanager zijn. Naast de rolverdeling is ook het betrekken van de juiste collega’s van belang. Zorg daarbij voor een goede afspiegeling van technische collega’s en collega’s die voor de business verantwoordelijk zijn. Je zorgt hiermee voor een situatie waarin alle benodigde informatie over de case rond te krijgen binnen het team beschikbaar is. Behalve aandacht voor de teamsamenstelling, is het optimaliseren van de bedrijfsprocessen van belang: juist de uitkomst daarvan vormt het fundament voor het produceren van de business case.”
Hoeveel tijd moet worden ingeruimd voor deze fase?
“De tijd die nodig is voor het maken van de eigen business case is sterk afhankelijk van de organisatie. Wel zijn er factoren die over het algemeen bijdragen aan een vlotte doorloop. De eerdergenoemde teamsamenstelling verkleint de kans op vertraging. In de praktijk zien we dat een dergelijke case binnen een maand kan worden gemaakt. Het helpt ook mee als de urgentie door de organisatie wordt gevoeld.”
Welke aandachtspunten zijn van belang?
“Zorg ervoor dat je alle afdelingen in het proces aan boord krijgt. In de praktijk verdient de IT-afdeling de nodige aandacht en is het belangrijk om daar eventuele onzekerheden of weerstand weg te nemen. Tijdens deze dialoog komen vaak vier hoofdonderwerpen naar voren, die vanuit een IT-standpunt eenvoudig te verklaren zijn. Ten eerste kunnen er vragen bestaan rondom de veiligheid van de data: voldoet het nieuwe systeem wel aan de veiligheidsnormen van de organisatie? De leverancier van de oplossing kan bij het wegnemen van eventuele onduidelijkheid een grote rol spelen. Ten tweede kan de IT-afdeling aanvoeren dat de oplossing een extra werklast creëert. In de praktijk gebeurt echter het tegenovergestelde: door de nieuwe oplossing zal de druk op de IT-afdeling juist afnemen. Stappen in het proces worden immers vereenvoudigd en zijn minder foutgevoelig. Dat heeft een positieve impact op ondersteuningsaanvragen bij de IT-afdeling. Bovendien kan het aantal gekoppelde applicaties vaak worden teruggebracht én hoef je in de nieuwe situatie minder aanvragen voor change of improvement van de legacy-systemen te verwachten.”
Welke andere twee aspecten zijn voor de IT-afdeling vaak belangrijk?
“Ook een gebrek aan financiële middelen kan als discussiepunt worden ingebracht. Je ondervangt dit door de IT-kosten – zoals licenties en kosten voor hardware of cloudopslag – in de business case mee te nemen. Betrek ook actief de IT-afdeling in het opstellen van de IT-kosten. Bovendien is het zinvol om de efficiëntiebaten uit de business case ook te laten terugstromen naar de IT-afdeling. Het vierde en laatste aspect betreft onbekendheid met de nieuwe techniek en in sommige gevallen de indruk dat hierdoor de huidige baan overbodig wordt. Dit kun je ondervangen door te werken met DevOps-teams en ervoor te zorgen dat IT deel uitmaakt van dat team. Door een opleidingsplan en budget voor de IT-afdeling in het vooruitzicht te stellen, krijgt het gesprek vaak een positieve insteek. Vanuit CaseNine kunnen we ondersteunen in het opstellen van een gedegen opleidingsplan.”
Staan organisaties er alleen voor bij het opstellen van een business case?
“Wanneer je zorg draagt voor het optimaliseren van de business processen, is het maken van een business case een logische vervolgstap die voor de organisatie goed is te overzien. Uiteraard kunnen wij vanuit CaseNine ondersteunen. Dat kan met behulp van relevante tooling, maar door ervaringen met vergelijkbare case te delen. Het uiteindelijke verschil per organisatie zit hoofdzakelijk in de productcombinaties. Behalve de Salesforce Industries CPQ-leverancier, kan ook een partij als Gartner worden ingeschakeld. Zij kunnen als onafhankelijke partij ondersteunen bij het opzetten van de business case.”
Meer weten over de voordelen die een CPQ-oplossing in de praktijk biedt? Lees hier meer achtergrondinformatie.
Meer halen uit je CPQ-implementatie én ervoor zorgen dat medewerkers optimaal worden getraind? Onlangs werd CaseNine Academy gelanceerd: op maat gemaakte trainingen gericht op de specifieke implementatie binnen de organisatie. Yannick van Eldik, medeoprichter van CaseNine, vertelt over de meerwaarde. “Organisaties krijgen eindelijk de mogelijkheid om meer grip op het hele platform te houden.”
Reactie deelnemer:
“De praktijkopdracht was mooi bedacht, sluit aan bij wat er al bij ons geïmplementeerd is en gaf me beter inzicht in wat er allemaal kan. Mooi gedaan!”
Onlangs werd de CaseNine Academy geïntroduceerd. Wat houdt de CaseNine Academy in?
“De afgelopen maanden hebben we bij CaseNine verschillende mijlpalen bereikt. Een belangrijke daarvan is de implementatie van Salesforce Industries Energy and Utilities Cloud (voorheen Vlocity) bij een van onze klanten, een grote energieleverancier. De implementatie is begin dit jaar live gegaan. Er was bij de klant al sprake van een Continu Verbeter Team: een CV-team. Die groep bestaat uit medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het gehele Salesforce-platform. Het is belangrijk dat het CV-team goede training krijgt. Alleen dan zorg je ervoor dat je het maximale haalt uit de CPQ-implementatie en dat de organisatie zo zelfstandig mogelijk te werk kan gaan. Dat laatste is prettig: je houdt als organisatie zelf de regie en is inzichtelijk zelf welke onderdelen in-house of juist door een externe partner worden verzorgd. Om dit mogelijk te maken, hebben we dit jaar CaseNine Academy geïntroduceerd.”
Wat kun je als organisatie van CaseNine Academy verwachten mbt CPQ?
“CaseNine Academy biedt verschillende trainingen aan op het gebied van CPQ. De cursussen zelf worden verzorgd door onze Lead Developers. Dat biedt verschillende voordelen: de informatie is niet alleen van een hoog niveau, maar komt ook uit eerste hand. Bovendien zijn de Lead Developers op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en kennen zij de situatie bij de klant tot in detail. Ze kunnen hierdoor goed inspelen op de actuele situatie en gebruik maken van relevante vraagstukken. Het gaat om een op maat gemaakt opleidingscurriculum, waarbij je als organisatie zelf aangeeft welke onderdelen je wilt volgen.”
“Je geeft als organisatie zelf aan welke onderdelen je wilt volgen.”
Wat zijn de belangrijkste doelen van zo’n opleiding?
“De opleiding richt zich op leden van het inhouse-ontwikkelteam en heeft drie belangrijke doelen. Allereerst helpt de Academy om iedereen voldoende basiskennis van Salesforce Industries te laten opdoen. Op basis van de theorie én de implementatie kunnen de medewerkers vervolgens zelf ontwerp keuzes maken en zelfstandig werken aan de user-stories. CaseNine Academy zorgt er dus voor dat organisaties meer grip krijgen op het platform en zo zelfstandig mogelijk het platform kunnen onderhouden. Voor de managementlaag heeft de training ook een belangrijk kenmerk: het curriculum is geplot op de solution architectuur. Als er bepaalde onderdelen niet worden gevolgd, dan is direct inzichtelijk voor welke onderdelen (bijvoorbeeld Pricing) er nog een afhankelijkheid van externe partijen blijft bestaan. Op basis van dit inzicht kan de organisatie de juiste strategische beslissingen nemen.”
Waarin onderscheidt CaseNine Academy zich?
“Uniek voor CaseNine Academy is de inhoud van het opleidingsplan. Er is een klassikale training voor algemene onderwerpen, gebaseerd op het trainingsmateriaal van Salesforce Industries. Dat wordt echter aangevuld met op maat gemaakt trainingsmateriaal specifiek voor de implementatie bij de organisatie zelf. De training wordt dus eindelijk relevant voor de klantsituatie en dat is uniek in de markt. Om een voorbeeld te geven: voor de training bij een energieleverancier hebben we gewerkt met de opdracht om een nieuwe energie propositie te ontwikkelen. We bespreken zo’n business case altijd op voorhand met de opdrachtgever.
Hoe sluit dit aan op CPQ?
We meten de voortgang door de curriculum onderwerpen te plotten op de solution (component) architectuur. Je ziet hiermee direct wat het kennisniveau is en welke kennis nog ontbreekt voor een totaalbeheer van de CPQ-oplossing. Bij elke start van het traject maken we samen een gedetailleerde inschatting van het huidige kennisniveau. Bij afronding van een track wordt de voortgangsrapportage bijgewerkt.”
“De trainingen van CaseNine Academy zijn gebaseerd op de daadwerkelijke implementatie en het gebruikte platform, in plaats van op een algemene casus.”
Hoe kun je als organisatie de eerste stappen zetten op weg naar CaseNine Academy?
“In een gesprek nemen we altijd eerst de wensen en ambities van zowel de organisatie als de leden van het inhouse-team door. We stellen het curriculum samen op basis van de daadwerkelijke CPQ-implementatie en werken met een gelaagdheid in de onderwerpen: van basiskennis naar meer geavanceerde onderwerpen én splitsen het daarna uit naar profielen: bijvoorbeeld een ‘Admin Track’ en een ‘Developer Track’. CaseNine Academy biedt dus de nodige flexibiliteit en is toegesneden op de situatie bij de organisatie.”
De gemiddelde doorlooptijd van een module bij CaseNine Academy is afhankelijk van welke module je kiest, maar wordt altijd afgestemd op het schema van je organisatie.
Heb je als organisatie de keuze gemaakt voor een CPQ-traject? Zorg voor een goede voorbereiding en een succesvolle CPQ implementatie. In gesprek met Yannick van Eldik, medeoprichter van CaseNine, over de stappen die een organisatie kan nemen om beslagen ten ijs te komen. “Besteed voldoende tijd aan het definiëren van meetbare doelen.”
Wat zijn belangrijke redenen om een CPQ-oplossing te overwegen?
“De uiteindelijke redenen voor een CPQ-traject verschillen per organisatie. Kijken we bijvoorbeeld naar de energiemarkt, dan valt op dat er verschillende aanjagers bestaan voor een CPQ-traject. Bij energie gaat het om een relatief traditionele markt, die vooral in de afgelopen jaren aan een transformatie is begonnen. Er is onder meer sterke behoefte aan verduurzaming, energie wordt op andere manieren gebruikt en het energieverbruik stijgt. Juist die ontwikkelingen vragen om productinnovaties en een flexibele houding van de leverancier. Het is belangrijk dat de verkoopprocessen ook blijven aansluiten op de leveringsprocessen. CPQ ondersteunt in het optimaliseren van de salesprocessen en maakt die flexibele houding mogelijk. Bijvoorbeeld door organisaties te helpen bij het aanbieden van nieuwe productcombinaties of door te werken met tarieven die op uurbasis fluctueren.”
Welke stappen neem je ter voorbereiding op een CPQ implementatie?
“Besteed voldoende tijd aan het definiëren van meetbare doelen voor jouw CPQ implementatie. Dit kunnen uiteenlopende doelstellingen zijn, die bovendien afhankelijk zijn van de organisatie die het traject aangaat. Denk aan concrete doelen zoals ‘De tijd die nodig is voor het opleveren van een offerte reduceren met 30%’ of ‘Met het huidige team 50% meer offertes opleveren binnen dezelfde tijd’. Het opstellen van deze doelen is een gezamenlijke taak, waarbij verschillende rollen uit de organisatie betrokken zijn. Tijdens interne sessies kun je deze doelen vaststellen. We adviseren hier vaak als uitgangspunt een sessie waarin je niet wordt beperkt door budget en tijdslijnen. Niet zelden merken we dat deze sessies verschillende uitkomsten kunnen hebben en voor de nodige – gezonde – discussies zorgen. Voor een optimaal resultaat zorg je voor een goede samenstelling van deelnemers. Het team bestaat uit collega’s die verantwoordelijk zijn voor het salesproces, maar ook uit gebruikers die dagelijks aan de knoppen draaien. Vanuit CaseNine kunnen we ondersteunen met het samenstellen van de ideale groep.”
Welke middelen kunnen verder houvast bieden?
“De uitkomst van de eerdergenoemde sessies is een gedetailleerd overzicht waarin de onderwerpen zijn gegroepeerd. De volgende stap bestaat uit het opzetten van een ketenlandschapsplaat, kortweg KLP. In dit overzicht neem je de afgebakende processen met alle componenten op: gebruikers, in- en externe systemen en vereiste handelingen. De ketenlandschapsplaat toont de ideale situatie en maakt elke stap van het proces inzichtelijk. Voorkom dat je het huidige systeem nabouwt en ga écht uit van de optimale situatie. Een KLP heeft nog een ander belangrijk kenmerk: hang deze op en zorg er daarmee voor dat de plaat zichtbaar is voor de organisatie. Alle collega’s kunnen ernaar kijken en zien hoe de uiteindelijke processen vorm krijgen. Een KLP is een levend document: in de praktijk kan het overzicht worden aangevuld op basis van nieuwe inzichten.”
Tip
Werk in een zo vroeg mogelijk stadium naar een of meerdere POC’s toe: zo kun je toetsen of het proces klopt, ook vanuit gebruikersperspectief.
Hoe weet je als organisatie dat je op de juiste weg zit?
“Op basis van de KLP kun je – wederom met hetzelfde team – gezamenlijk stories definiëren en uitschrijven. Werk in een zo vroeg mogelijk stadium naar een of meerdere POC’s toe: zo kun je toetsen of het proces klopt, ook vanuit gebruikersperspectief. Een MVP helpt ook bij deze toetsing en stelt je bovendien in staat om aan de rest van de organisatie aan te tonen dat het proces klopt. In de praktijk is een MVP ook een krachtig instrument om draagvlak en enthousiasme te creëren.”
Heb je verder nog een tip voor organisaties die aan het begin van een CPQ implementatie staan?
“De juiste basishouding is van fundamenteel belang voor een vlotte voorbereiding. Realiseer je dat een CPQ-oplossing niet een kant-en-klaar product is. Het vereenvoudigt en bespoedigt de processen, maar vraagt wel om het nodige maatwerk om optimaal aan te sluiten op de specifieke behoeften van de organisatie. Daarin sta je als organisatie niet alleen: ook hierin kunnen we vanuit CaseNine bijdragen.”