Alles wat je nodig hebt voor de interne business case

Alles wat je nodig hebt voor de interne business case

Overweeg je als organisatie een Salesforce Industries CPQ-traject te initiëren? Een gedegen, interne business case vormt een belangrijke component in de voorbereiding. Maudy van Eldik geeft waardevolle handreikingen om deze fase optimaal in te richten. “Het vooraf optimaliseren van de business processen vormt een goed fundament voor de uiteindelijke business case.”

Welke personen maken in een ideale situatie deel uit van het team dat zich met de business case bezighoudt?

“Een duidelijke rolverdeling helpt bij het opstellen van de business case. In de praktijk werkt het goed wanneer de organisatie een hoofdverantwoordelijke voor deze fase aanwijst. Vaak gaat het hier om dezelfde persoon die zich ook bezighoudt met het algehele offertetraject. Dit kan bijvoorbeeld de salesmanager zijn. Naast de rolverdeling is ook het betrekken van de juiste collega’s van belang. Zorg daarbij voor een goede afspiegeling van technische collega’s en collega’s die voor de business verantwoordelijk zijn. Je zorgt hiermee voor een situatie waarin alle benodigde informatie over de case rond te krijgen binnen het team beschikbaar is. Behalve aandacht voor de teamsamenstelling, is het optimaliseren van de bedrijfsprocessen van belang: juist de uitkomst daarvan vormt het fundament voor het produceren van de business case.”

Hoeveel tijd moet worden ingeruimd voor deze fase?

“De tijd die nodig is voor het maken van de eigen business case is sterk afhankelijk van de organisatie. Wel zijn er factoren die over het algemeen bijdragen aan een vlotte doorloop. De eerdergenoemde teamsamenstelling verkleint de kans op vertraging. In de praktijk zien we dat een dergelijke case binnen een maand kan worden gemaakt. Het helpt ook mee als de urgentie door de organisatie wordt gevoeld.”

Welke aandachtspunten zijn van belang?

“Zorg ervoor dat je alle afdelingen in het proces aan boord krijgt. In de praktijk verdient de IT-afdeling de nodige aandacht en is het belangrijk om daar eventuele onzekerheden of weerstand weg te nemen. Tijdens deze dialoog komen vaak vier hoofdonderwerpen naar voren, die vanuit een IT-standpunt eenvoudig te verklaren zijn. Ten eerste kunnen er vragen bestaan rondom de veiligheid van de data: voldoet het nieuwe systeem wel aan de veiligheidsnormen van de organisatie? De leverancier van de oplossing kan bij het wegnemen van eventuele onduidelijkheid een grote rol spelen. Ten tweede kan de IT-afdeling aanvoeren dat de oplossing een extra werklast creëert. In de praktijk gebeurt echter het tegenovergestelde: door de nieuwe oplossing zal de druk op de IT-afdeling juist afnemen. Stappen in het proces worden immers vereenvoudigd en zijn minder foutgevoelig. Dat heeft een positieve impact op ondersteuningsaanvragen bij de IT-afdeling. Bovendien kan het aantal gekoppelde applicaties vaak worden teruggebracht én hoef je in de nieuwe situatie minder aanvragen voor change of improvement van de legacy-systemen te verwachten.”

Welke andere twee aspecten zijn voor de IT-afdeling vaak belangrijk?

“Ook een gebrek aan financiële middelen kan als discussiepunt worden ingebracht. Je ondervangt dit door de IT-kosten – zoals licenties en kosten voor hardware of cloudopslag – in de business case mee te nemen. Betrek ook actief de IT-afdeling in het opstellen van de IT-kosten. Bovendien is het zinvol om de efficiëntiebaten uit de business case ook te laten terugstromen naar de IT-afdeling. Het vierde en laatste aspect betreft onbekendheid met de nieuwe techniek en in sommige gevallen de indruk dat hierdoor de huidige baan overbodig wordt. Dit kun je ondervangen door te werken met DevOps-teams en ervoor te zorgen dat IT deel uitmaakt van dat team. Door een opleidingsplan en budget voor de IT-afdeling in het vooruitzicht te stellen, krijgt het gesprek vaak een positieve insteek. Vanuit CaseNine kunnen we ondersteunen in het opstellen van een gedegen opleidingsplan.”

Staan organisaties er alleen voor bij het opstellen van een business case?

“Wanneer je zorg draagt voor het optimaliseren van de business processen, is het maken van een business case een logische vervolgstap die voor de organisatie goed is te overzien. Uiteraard kunnen wij vanuit CaseNine ondersteunen. Dat kan met behulp van relevante tooling, maar door ervaringen met vergelijkbare case te delen. Het uiteindelijke verschil per organisatie zit hoofdzakelijk in de productcombinaties. Behalve de Salesforce Industries CPQ-leverancier, kan ook een partij als Gartner worden ingeschakeld. Zij kunnen als onafhankelijke partij ondersteunen bij het opzetten van de business case.”

Meer weten over de voordelen die een CPQ-oplossing in de praktijk biedt? Lees hier meer achtergrondinformatie.

Maudy van Eldik

CEO & Founder

Maudy van Eldik is oprichter van CaseNine en CEO van de organisatie. In deze hoedanigheid is hij verantwoordelijk voor de algemene processen, maar ook nauw betrokken bij de diverse klantprojecten.