De 10 Grootste Valkuilen Bij CPQ-Trajecten

De 10 Grootste Valkuilen Bij CPQ-Trajecten

Succes van een CPQ-implementatie

Verschillende elementen hebben invloed op het uiteindelijke succes van een CPQ-implementatie. In gesprek met Maudy van Eldik over de 10 veelvoorkomende valkuilen bij CPQ-trajecten. Goed nieuws: je kunt ze relatief eenvoudig voorkomen.

1. Geen duidelijke en meetbare CPQ-doelen en KPI’s opstellen

“Voorkom dat je als organisatie niet goed definieert wat je wilt bereiken met de CPQ-implementatie. Het gaat om het optimaliseren van je offerte- en verkoopprocessen door het verwijderen van ‘waste’. Zorg daarbij voor duidelijke en meetbare doelstellingen. Deze zijn afhankelijk van de organisatie. Voorbeelden van KPI’s zijn ‘het verhogen van het slagingspercentage bij verkoopkansen van 40% naar 50%’ of ‘het verkorten de doorlooptijd voor het uitbrengen van een offerte van een week naar 2 werkdagen’. Bijkomend voordeel van duidelijke en meetbare CPQ-doelen en KPI’s is de mogelijkheid om tijdig in het proces bij te sturen.”

2. Onvoldoende aandacht besteden aan de juiste voorbereiding

“Beschikbaarheid van stakeholders binnen het proces is vanaf het eerste moment van belang. Bij een CPQ-implementatie zijn verschillende rollen betrokken, zoals product owners, sales-collega’s, ontwikkelaars en IT-architecten. Ook zijn beheerders, integratie- en solution-architecten betrokken. De kennis van collega’s – bijvoorbeeld op het gebied van salesprocessen – moet terechtkomen in de systemen. Een goede voorbereiding heeft een grote impact op het succes van de CPQ-implementatie. Tot slot: vergeet ook niet om de toekomstige eindgebruikers vanaf het begin in het traject te betrekken. Zo zorg je voor de juiste betrokkenheid.”

“Een goede voorbereiding heeft een grote impact op het succes van de CPQ-implementatie.”

3. Niet goed omgaan met veranderingen en verwachtingen bij de CPQ-implementatie

“Zoals al kort aangekaart bij de vorige valkuil, wordt het succes van de CPQ-implementatie eveneens bepaald door betrokkenheid van de eindgebruikers. Je creëert draagvlak door die groep ook in een vroegtijdig stadium te betrekken. Streef er ook naar om een deel van het team te laten bestaan uit experts die ook na de implementatie verantwoordelijk zijn voor onderhoud en beheer van de CPQ-omgeving.”

4. Alles tegelijk willen doen

“Voorkom dat je bij een CPQ-implementatie alles tegelijk doet. Richt je op het gestroomlijnd laten lopen van één flow. Is die in orde, dan kun je uitbreiden. Een gefaseerde uitrol biedt je bovendien overzicht en voorkomt onnodige risico’s die optreden wanneer je ‘tijdens het vliegen de motor vervangt’.

5. Verwachten dat technologie alles oplost

“Bedenk je goed dat een CPQ-oplossing een gereedschapskist is, maar geen kant-en-klare oplossing. Elke organisatie kent een eigen omgeving en processen. Bovendien is er in de organisatie vaak nog legacy aanwezig. Het is van belang met deze variabelen rekening te houden. Een geslaagde CPQ-implementatie brengt alles samen en houdt rekening met de omgeving en systemen van de organisatie.”

“Een geslaagde CPQ-implementatie brengt alles samen en houdt rekening met de omgeving en systemen van de organisatie.”

6. Hetzelfde systeem opnieuw bouwen

“Verandering vraagt de nodige inspanning van alle betrokkenen. Het risico bestaat dat de organisatie uiteindelijk hetzelfde systeem bouwt, waarvan men in eerste instantie afscheid wilde nemen. Gelukkig kun je dat risico aanzienlijk verkleinen, door eerst het ideale scenario te schetsen op het gebied van de gewenste doelstelling. Bijvoorbeeld optimale flexibiliteit, omzetverhoging of verkorte doorlooptijd van een offerte. Laat je hierbij niet beperken door de huidige werkwijzen en neem de eindgebruiker als uitgangspunt.”

7. Ondoordachte keuze tussen standaardoplossingen en maatwerk in de CPQ-implementatie

“Het is belangrijk om te toetsen in hoeverre het bestaande landschap met processen kunnen worden vastgelegd in CPQ en of hiervoor maatwerk is benodigd. Om deze vraag te beantwoorden, zorg je eerst voor het juiste inzicht. Een ketenlandschapsplaat kan hierbij helpen. Dit hulpmiddel geef je inzicht in bestaande processen en landschappen. Bovendien zorgt de kaart voor een hoge mate van betrokkenheid: je produceert de KLP met het gehele team en krijgt zo gezamenlijk inzage in de keten van offerte- en ordertrajecten.”

8. Geen ruimte bieden voor POC’s en een MVP

“Uitgangspunt is om de organisatie snel te laten wennen aan de nieuwe manier van werken. Het beschikbaar maken van de eerste versie is daarvoor een vereiste. Met een Proof-of-Concept (POC) kun je toetsen of de ingeslagen richting correct is. POC’s kunnen zowel groot als klein zijn: ze geven een goed beeld en stellen je in staat tijdig bij te sturen. Met een Minimum Viable Product (MVP) zorg je voor een eerste concrete vorm van het product. Een MVP toont de rest van de organisatie waaraan gewerkt wordt en helpt bij het creëren van vertrouwen.”

9. Onvoldoende onderzoek naar de juiste leverancier

“Realiseer je goed dat een CPQ-traject in de meeste gevallen een bedrijfskritisch proces is. Dat werkt door in de keuze van de juiste leverancier. Kies voor een bewezen oplossing, achterhaal welke klanten reeds gebruik maken van de oplossing en vraag na bij met welke organisaties de leverancier ervaring heeft. Continuïteit speelt een belangrijke rol: het gaat immers om een investering voor de lange termijn. Zaken als jaaromzet, aantal medewerkers en groei zijn goede indicatoren.”

10. Te weinig aandacht voor de menselijke factor in de CPQ-implementatie

“Uiteindelijk maken de mensen het verschil in het succes en slagen van de CPQ-implementatie. Verzamel de juiste mensen om je heen, zowel binnen de organisatie als daarbuiten. Als het gaat om de leverancier: kies voor een partij die over de kennis beschikt op zowel wereldwijd als lokaal niveau. Zo zorg je voor een team waarop je daadwerkelijk kunt bouwen én vertrouwen.”

Maudy van Eldik

CEO & Founder

Maudy van Eldik is oprichter van CaseNine en CEO van de organisatie. In deze hoedanigheid is hij verantwoordelijk voor de algemene processen, maar ook nauw betrokken bij de diverse klantprojecten.