De Juiste Stappen Voor Een Optimale CPQ Implementatie

De Juiste Stappen Voor Een Optimale CPQ Implementatie

Heb je als organisatie de keuze gemaakt voor een CPQ-traject? Zorg voor een goede voorbereiding en een succesvolle CPQ implementatie. In gesprek met Yannick van Eldik, medeoprichter van CaseNine, over de stappen die een organisatie kan nemen om beslagen ten ijs te komen. “Besteed voldoende tijd aan het definiëren van meetbare doelen.”

Wat zijn belangrijke redenen om een CPQ-oplossing te overwegen?

“De uiteindelijke redenen voor een CPQ-traject verschillen per organisatie. Kijken we bijvoorbeeld naar de energiemarkt, dan valt op dat er verschillende aanjagers bestaan voor een CPQ-traject. Bij energie gaat het om een relatief traditionele markt, die vooral in de afgelopen jaren aan een transformatie is begonnen. Er is onder meer sterke behoefte aan verduurzaming, energie wordt op andere manieren gebruikt en het energieverbruik stijgt. Juist die ontwikkelingen vragen om productinnovaties en een flexibele houding van de leverancier. Het is belangrijk dat de verkoopprocessen ook blijven aansluiten op de leveringsprocessen. CPQ ondersteunt in het optimaliseren van de salesprocessen en maakt die flexibele houding mogelijk. Bijvoorbeeld door organisaties te helpen bij het aanbieden van nieuwe productcombinaties of door te werken met tarieven die op uurbasis fluctueren.”

Welke stappen neem je ter voorbereiding op een CPQ implementatie?

“Besteed voldoende tijd aan het definiëren van meetbare doelen voor jouw CPQ implementatie. Dit kunnen uiteenlopende doelstellingen zijn, die bovendien afhankelijk zijn van de organisatie die het traject aangaat. Denk aan concrete doelen zoals ‘De tijd die nodig is voor het opleveren van een offerte reduceren met 30%’ of ‘Met het huidige team 50% meer offertes opleveren binnen dezelfde tijd’. Het opstellen van deze doelen is een gezamenlijke taak, waarbij verschillende rollen uit de organisatie betrokken zijn. Tijdens interne sessies kun je deze doelen vaststellen. We adviseren hier vaak als uitgangspunt een sessie waarin je niet wordt beperkt door budget en tijdslijnen. Niet zelden merken we dat deze sessies verschillende uitkomsten kunnen hebben en voor de nodige – gezonde – discussies zorgen. Voor een optimaal resultaat zorg je voor een goede samenstelling van deelnemers. Het team bestaat uit collega’s die verantwoordelijk zijn voor het salesproces, maar ook uit gebruikers die dagelijks aan de knoppen draaien. Vanuit CaseNine kunnen we ondersteunen met het samenstellen van de ideale groep.”

 Welke middelen kunnen verder houvast bieden?

“De uitkomst van de eerdergenoemde sessies is een gedetailleerd overzicht waarin de onderwerpen zijn gegroepeerd. De volgende stap bestaat uit het opzetten van een ketenlandschapsplaat, kortweg KLP. In dit overzicht neem je de afgebakende processen met alle componenten op: gebruikers, in- en externe systemen en vereiste handelingen. De ketenlandschapsplaat toont de ideale situatie en maakt elke stap van het proces inzichtelijk. Voorkom dat je het huidige systeem nabouwt en ga écht uit van de optimale situatie. Een KLP heeft nog een ander belangrijk kenmerk: hang deze op en zorg er daarmee voor dat de plaat zichtbaar is voor de organisatie. Alle collega’s kunnen ernaar kijken en zien hoe de uiteindelijke processen vorm krijgen. Een KLP is een levend document: in de praktijk kan het overzicht worden aangevuld op basis van nieuwe inzichten.”

Tip
Werk in een zo vroeg mogelijk stadium naar een of meerdere POC’s toe: zo kun je toetsen of het proces klopt, ook vanuit gebruikersperspectief.

Hoe weet je als organisatie dat je op de juiste weg zit?

“Op basis van de KLP kun je – wederom met hetzelfde team – gezamenlijk stories definiëren en uitschrijven. Werk in een zo vroeg mogelijk stadium naar een of meerdere POC’s toe: zo kun je toetsen of het proces klopt, ook vanuit gebruikersperspectief. Een MVP helpt ook bij deze toetsing en stelt je bovendien in staat om aan de rest van de organisatie aan te tonen dat het proces klopt. In de praktijk is een MVP ook een krachtig instrument om draagvlak en enthousiasme te creëren.”

Heb je verder nog een tip voor organisaties die aan het begin van een CPQ implementatie staan?

“De juiste basishouding is van fundamenteel belang voor een vlotte voorbereiding. Realiseer je dat een CPQ-oplossing niet een kant-en-klaar product is. Het vereenvoudigt en bespoedigt de processen, maar vraagt wel om het nodige maatwerk om optimaal aan te sluiten op de specifieke behoeften van de organisatie. Daarin sta je als organisatie niet alleen: ook hierin kunnen we vanuit CaseNine bijdragen.”

Yannick van Eldik

Co-founder

Yannick van Eldik is medeoprichter van CaseNine. Bovendien is Yannick nauw betrokken bij zowel de salesfase als de inhoudelijke projecten. Hij helpt organisaties met het optimaal inrichten van Salesforce oplossingen, maar fungeert ook als gesprekspartner voor strategische vraagstukken.